如何选择知识产权服务机构,如何与之合作,不仅是高新技术企业知识产权部门的重要工作,也是相关人士关心的话题。现在,我用我在这个领域的经验写这篇文章。我想给你一个参考,欢迎批评和指正。

1、 选择程序要求

(1) 公开:在遴选过程中,向企业内外相关部门公开遴选知识产权服务机构的意图、遴选过程、方法和标准,不得秘密操作。

(2) 公平:所有参与评选的知识产权服务机构均应平等对待,机会均等,不得有任何偏袒和歧视。

(3) 公平:对知识产权服务机构或企业在选拔过程中违反要求的人员,要公平处理,绝不姑息。

“三公”原则是家常便饭。要真正落实,就要注重选拔的细节,特别是防止内外勾结、操纵选拔结果的细节,要反复论证,严格执行。否则,整个选拔过程很可能会因疏忽或在某一细节上的执行偏差而失败,这不仅会使整个团队的工作无法达到预期的效果,它甚至可能使本应淘汰的服务机构以选拔的名义获得合作的机会。

2、 选定实体要求

之所以要求遴选过程遵循公开、公平、公正的原则,是为了确定符合企业要求的知识产权服务机构,保障程序。企业的要求可以分为三个部分:

(1) 合规因素:即知识产权服务机构至少要达到企业规定的***要求。如果超过***要求,他们在选拔中就得不到加分,但如果其中一个项目不符合要求,他们将被一票否决。

2、声誉:本项目要求知识产权服务机构在主管部门或行业内不得有不良记录。通过网络搜索和行业走访,我们可以大致了解所选服务机构的声誉。

3、规模:服务组织的规模不仅在一定程度上代表了其声誉,更重要的是,规模较大的服务组织往往有更多的资源帮助企业完成任务。

4、 匹配因素:本项目要求知识产权服务机构与企业实际情况相匹配。只能选择匹配范围内的服务组织,过多或过少都不合适。

5、价格水平:企业可以通过行业调查了解一般服务价格水平,然后选择适中的价格作为目标价格。过高的价格很难通过内部审批程序,但并不是说价格越低越好。

6、收费方式:国内外知识产权服务机构在收费方式上存在较大差异。从财务管理的角度来看,国内企业大多不习惯国外的小时计费方式,而是采用“包干”或按结果付费的方式。因此,如果海外知识产权服务机构能够因地制宜,将大大增加被选中的机会。

7、 专业因素:这是选择服务机构重要的因素。

企业要严格检查服务机构聘任的服务人员的能力、经验和职业资格。建议以书面形式或面对面方式进行不同方面的交流。比如,专业资格可以书面考核,但对于能力和经验,除了笔试外,还必须通过面试确认。

3、 选择示例

以下是一些例子来说明选择过程中的相关问题:

(1) 组建一个团队:

选拔的***步是组建队伍,明确分工。一般情况下,财务、审计、法律、行政、知识产权等部门的人员都会参加企业选择服务机构。建议将相关成员分为策划组、文案组、联络组和评审组。

规划组的主要职责是全面组织和规划选人用人工作,对选人用人方法、人员分工等选人用人过程中的重要问题作出决策。

文案组的主要职责是以严谨的书面形式表达策划组的想法,如制定书面流程、评选标准、正式合同等。

联络小组的主要职责是内外沟通、发送通知等文件,联络小组的内外联络工作由不同的人负责,减少信息泄露带来的危害。

评估组的主要职责是以面试或笔试的形式对选定的服务机构及其推荐的专业人员进行调查打分。为了保证评审组的公正性和专业性,聘请第三方。

(2) 明确选择流程和标准,建立试题库。

如上所述,选择过程和标准应由文案小组起草,并提交给计划小组,以确认是否符合明确和标准的要求。

方案组或评审组还需要为检测服务机构及其推荐的专业人员建立大量题库,防止和减少信息披露带来的不公平。

(3) 发布信息并回答问题。

联络小组公布甄选过程和标准等信息。为使所有参与评选的服务机构正确理解,还可组织所有参与答疑会的服务机构,策划组负责现场答疑。同时,所有参与服务机构的存在也避免了进一步信息披露的不公平。

(4) 实地考察。

评审组对选定的服务机构进行实地考察,直接了解其人员规模和业务情况。另外,在实地调查中,要通过抽查了解服务机构的流程和档案管理水平。

(5) 笔试和现场答辩。

对参与评选的服务机构,可以要求其提供相关资质的书面证明材料。此外,评审组还应通过书面答复和现场答复,对推荐专业人员的经验和能力进行全面调查。

(6) 公布结果并签署合同。

相关项目评审结束后,策划组应公布评审结果,并与选定的服务机构签订正式的书面合同。

(7) 持续评估。

经过评选,并不意味着所有的考核工作都已经完成。为确保服务机构的服务水平和质量,还需要对每一个案例进行日常评估,定期(如每季度或半年)对服务项目进行抽样检查。根据事先约定的考核细则,企业对考核结果等级不同的服务机构可以采取不同的奖惩措施。

4、 合作过程中的合作目标和技巧

企业与知识产权服务机构的合作应以“互利共赢”为目标。双方可以充分发挥各自在知识产权创造、应用、保护和管理等方面的优势,相互帮助、相互促进,实现双赢。

无论是知识产权的创造、应用、保护或管理的哪个环节,还是专利、商标或著作权的哪一类权利,一般来说,在不同的合作阶段都应注意以下几点技巧:

(1) 事前:定规矩,共同遵守

企业在与服务机构合作前,应先就有关事项中可能遇到的、需要协商解决的问题达成一致,采用书面形式。制定了双方都要遵守的规则,可以减少很多不必要的麻烦。如果事先没有规定,将来处理纠纷会更加困难。

(2) 过程中:持续关注和相互理解

规则制定后,并不意味着未来双方都能睡个好觉。在实际操作中,各种情况千变万化,很多事情是事先没有预见到的。在服务组织帮助企业完成业务的过程中,企业不能完全忽视它,服务组织不能认为业务已经完成,一切都很好。双方应继续关注事态的全过程。遇到困难,要相互理解,协商解决。

(3) 事后:认真总结,共同改进

服务机构帮助企业完成委托事务后,要分析曲折的原因,认真总结经验教训,共同提高业务水平,防止今后合作过程中出现更不利的事情。

5、 合作要点

为了保证合作过程的顺利和愉快,除了上述在不同合作阶段的技巧外,笔者认为双方还需要注意以下几点:

(1) 正确的态度

在合作过程中,双方应正确表达各自的立场和态度。作为一个服务机构,我们必须坚持“客户是上帝”的宗旨,热情为企业提供快捷专业的服务,在帮助企业解决问题的同时实现经济效益。大多避免拉着企业的承诺,在企业到手后,完全忘记了自己的义务和责任。

企业要尊重专业服务机构,提出合理合法的要求,遇到问题要平等协商,不能因为自己是客户。

(2) 加强沟通

如上所述,在合作的过程中可能会有很多意想不到的事情。此时,抱怨和指责毫无意义。双方应以积极的态度加强沟通,解决问题。如果出现无法事先达成一致的意外情况,我们应该从双方都能接受的各种解决办法中作出选择。

(3) 消除迷信

企业不应迷信选择有名服务机构。他们认为,如果把事情交给这样的服务机构,只是等待快速报告,一切都会好起来的。事实上,每件事都需要人来做,大服务组织的人可能会犯错,所以有些事情还需要内部接口人员来检查。